Cómo digitalizar un gabinete pericial: por dónde empezar, qué papel eliminar y qué exige la ley

5 de noviembre de 202618 min de lectura

Digitalizar un gabinete pericial no es escanear papeles: es conseguir que cada dato del siniestro se escriba una sola vez y que lo que se hace después (cita, visita, informe, factura y archivo) salga de ese dato sin volver a teclearlo. El orden que menos trabajo rehace es este: primero la entrada de los encargos, después el expediente único con sus fotos y documentos, luego la visita desde el móvil, el informe generado con los datos del expediente, la facturación y, al final, el archivo histórico. Para el papel que ya tienes, la regla legal depende del documento: las facturas recibidas en papel solo se pueden destruir si se digitalizan con un programa de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria (artículo 7 de la Orden EHA/962/2007); para el resto de documentos del expediente deciden lo que pacte cada compañía y los plazos de conservación que te afecten.

Este artículo está pensado para el responsable de un gabinete que sigue trabajando con correo, hojas de cálculo, carpetas compartidas y alguna libreta, y quiere saber qué cambiar primero sin parar la oficina. Si tu duda es si seguir con Excel, la tienes resuelta en Excel o programa de gestión pericial, y si ya has elegido un programa nuevo, en cambiar de programa en un gabinete pericial.

¿Qué significa digitalizar un gabinete pericial (y qué no)?

Un gabinete está digitalizado cuando la información viaja sola entre las personas que la necesitan: la compañía manda el encargo, el gestor lo ve, el perito lo tiene en el móvil, las fotos llegan al expediente, el informe sale con los datos ya puestos y la factura se emite con el importe que corresponde. Digitalizar es quitar los puntos en los que alguien copia algo de un sitio a otro.

No lo es:

Escanear todo y guardarlo en una carpeta. Un PDF de un encargo escaneado sigue obligando a teclear sus datos. Escanear sirve para el archivo, no para el trabajo diario.
Cambiar el papel por el correo. Si el perito manda las fotos por correo y alguien las descarga y las sube a una carpeta, el papel ha desaparecido pero el trabajo de copiar sigue ahí.
Tener cinco herramientas que no se hablan. Una hoja de cálculo para el control, una carpeta compartida para las fotos, un procesador de textos para el informe y otro programa para facturar son cuatro sitios donde el mismo número de siniestro se escribe a mano.

La prueba más sencilla: elige un expediente cerrado y cuenta cuántas veces se escribió a mano el número de siniestro, el nombre del asegurado y la dirección del riesgo. Cada vez que pase de una, hay un paso por digitalizar.

¿Por dónde empezar? Primero, mide dónde se copia

Antes de comprar nada, sigue un expediente de principio a fin y anota, en cada paso, quién lo hace, con qué herramienta y qué copia. Esta tabla sirve de guion:

Paso	Señal de que no está digitalizado	Qué debería pasar
Llega el encargo	Alguien abre el PDF o el portal y teclea los datos en el programa o en una hoja	El encargo crea el expediente con sus datos
Primer contacto con el asegurado	Se llama uno por uno y se anota en una libreta quién no contesta	El mensaje sale desde el expediente y se ve quién ha respondido
Cita y agenda	La agenda del perito está en su móvil personal y la oficina no la ve	La visita prevista está en el expediente y en la agenda del perito
Visita	El perito toma notas en papel y las pasa a limpio por la noche	Las notas y las fotos llegan al expediente desde el lugar del siniestro
Fotos	Llegan por correo o por mensajería y alguien las descarga y renombra	Se suben al expediente, con su carpeta y su descripción
Valoración	Se calcula en una hoja de cálculo y se copia al informe	La valoración está en el expediente y el informe la lee
Informe	Se copia y pega en un documento de texto	El informe se genera con los datos del expediente sobre la plantilla del gabinete
Factura	Se teclea en otro programa con el importe del informe	La factura sale del expediente
Archivo	Carpetas de papel o carpetas compartidas sin orden fijo	Cada expediente guarda todo lo suyo y se puede descargar entero

Ejemplo inventado para dimensionar el problema. Un gabinete de 8 personas recibe 120 encargos al mes. Teclear los datos de cada encargo lleva 6 minutos: 120 × 6 = 720 minutos, 12 horas al mes. Descargar y ordenar las fotos que llegan por correo lleva otros 10 minutos por expediente: 120 × 10 = 1.200 minutos, 20 horas. Solo esos dos pasos suman 32 horas al mes, casi una semana de trabajo de una persona. Las cifras son inventadas: mide las tuyas con tres o cuatro expedientes reales y multiplica por tu volumen.

Con esa medición ya sabes qué paso te cuesta más. Pero el orden de implantación no debería seguir solo al que más tiempo come: hay pasos que dependen de otros.

¿En qué orden se digitaliza? Seis fases

Fase 1: que el encargo entre solo

Todo lo demás cuelga del expediente, así que el primer paso es que se cree con los datos del encargo sin teclearlos. Las compañías mandan los encargos de formas distintas: un PDF adjunto a un correo, un fichero XML o Excel, o un portal donde hay que entrar a descargarlos. Lo que tienes que comprobar en cualquier programa es si sabe leer el formato de tus compañías y qué hace con los documentos que acompañan al encargo (la póliza, las fotos del asegurado, el parte). El detalle de cada vía está en cómo importar encargos de aseguradoras: API, PDF y correo.

Qué medir: el porcentaje de encargos que entran sin teclear ningún dato.

Fase 2: un expediente único con sus fotos y documentos

El segundo paso es que todo lo del siniestro esté dentro del expediente: datos, fotos, documentos, correos, notas y gestiones. Si las fotos siguen en una carpeta compartida aparte, cada informe obliga a buscarlas. Conviene decidir desde el principio una estructura de carpetas igual para todos los expedientes (por ejemplo, encargo y póliza, fotos de la visita, presupuestos, informe) y quién puede borrar archivos. Qué debe guardarse y durante cuánto tiempo está en cuánto tiempo conservar un expediente pericial.

Qué medir: cuántas veces a la semana alguien pregunta «¿dónde están las fotos de…?».

Fase 3: la visita desde el móvil

Cuando el expediente está completo, el perito necesita verlo en la visita y devolver lo que recoge sin pasar por la oficina: confirmar la fecha de la visita, consultar la póliza, subir las fotos y dejar escrito el avance. Si el perito trabaja con papel, la hoja de visita del perito ordena lo que hay que anotar, pero luego alguien tiene que pasarla al expediente. Para la inspección a distancia, la videoperitación cumple el mismo papel: qué es la videoperitación.

Qué medir: horas entre la visita y el momento en que la oficina tiene las fotos y el avance.

Fase 4: el informe generado con los datos del expediente

El informe es el documento donde más se copia: datos del encargo, intervinientes, causas, daños, valoración y fotos. Si el expediente ya los tiene, el informe debería salir de ellos sobre la plantilla del gabinete, y el perito solo redactar lo que es criterio suyo. Qué contenido debe tener, en qué debe incluir un informe pericial de seguros, y un modelo, en modelo de informe pericial de daños.

Qué medir: minutos de oficina por informe, desde que el perito termina hasta que se envía.

Fase 5: la facturación

La factura de honorarios debería salir del expediente cerrado, con los honorarios de la tabla de cada compañía, y no teclearse en otro programa. Aquí la digitalización ya no es solo una cuestión de eficiencia: el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (VeriFactu, Real Decreto 1007/2023) obliga a que el programa con el que facturas cumpla sus requisitos. Según su disposición final cuarta, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, los sistemas tienen que estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció que prevé aplazar esas obligaciones hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria; hasta que se publique en el BOE, siguen vigentes las fechas de 2027. Qué cambia para un gabinete, en VeriFactu para gabinetes periciales y en factura electrónica obligatoria para peritos. Si tus compañías te pagan con autofactura, lee también autofacturas de aseguradoras y VeriFactu.

Qué medir: días entre el cierre del expediente y la factura.

Fase 6: el archivo histórico

Lo último es el papel acumulado. Es lo menos urgente porque no se usa a diario, y lo que más riesgo legal tiene si se hace mal, por lo que va en el apartado siguiente.

¿Puedo destruir el papel después de escanearlo?

Depende del documento. No hay una regla única para todo lo que guarda un gabinete.

Facturas: solo con digitalización certificada

El Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas recibidas y las copias de las expedidas durante el plazo de la Ley General Tributaria (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012), «con su contenido original». Se pueden conservar en papel o en formato electrónico, siempre que el medio garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, y que la Agencia Tributaria pueda acceder a ellas sin demora (artículo 20). Si se conservan por medios electrónicos, tienen que ser legibles en el formato original en que se recibieron y la Administración tiene que poder consultarlas en línea, buscarlas, copiarlas, descargarlas e imprimirlas (artículo 21).

Para prescindir del papel de una factura recibida en papel no basta con escanearla. El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 permite destruir los originales en papel solo si se han sometido a digitalización certificada, que exige, entre otros requisitos:

usar un software de digitalización certificado, homologado por la Agencia Tributaria y publicado en su lista (apartado 3);
que la imagen obtenida sea fiel e íntegra y se firme electrónicamente con un certificado del obligado tributario o del prestador del servicio de digitalización (apartado 2.b);
que las imágenes se organicen en una base de datos documental con los datos de los libros registro (apartado 2.c).

En la práctica, un gabinete pequeño tiene dos salidas: guardar en papel las facturas que recibe en papel hasta que termine su plazo de conservación, o encargar la digitalización certificada a un prestador que use software homologado. Las facturas que ya recibes en PDF o en formato electrónico son originales electrónicos y se conservan como tales, sin imprimirlas.

Si tu programa guarda las facturas fuera de España, el artículo 22.2 del mismo reglamento exige que la conservación sea por medios electrónicos con acceso en línea para la Agencia Tributaria y que lo comuniques antes a la AEAT. Pregunta a tu proveedor en qué país están los datos.

El resto del expediente: lo que pacte la compañía y tu plazo

Encargos, fotos, informes, presupuestos de reparadores o correos no son facturas. La Orden EHA/962/2007 permite digitalizar también otros documentos que se conservan en papel, pero es una norma tributaria: no decide si puedes destruir el papel de un expediente pericial. Para eso cuentan otras cosas:

El contrato con cada compañía. Como encargado del tratamiento, el gabinete conserva o devuelve los datos según las instrucciones de la aseguradora (RGPD en un gabinete pericial). Algunas compañías fijan plazos o piden que les entregues el expediente al cerrar.
Los documentos firmados a mano. Un acta o una declaración firmada por el asegurado en papel tiene un valor probatorio que su copia escaneada puede no tener si se discute la firma. Si un expediente puede acabar en una peritación contradictoria o en un juicio, conserva el original hasta que se cierre el asunto.
Los plazos de responsabilidad. Cuánto tiempo puede reclamarte alguien por un informe y cuánto conviene guardar cada documento está en cuánto tiempo conservar un expediente pericial.

Para el archivo histórico, lo razonable es escanear lo que todavía se consulta, con un nombre de fichero que lleve el número de siniestro, y guardar el papel ordenado por año de cierre para destruirlo cuando venzan los plazos.

¿Qué hay que preparar antes de cambiar nada?

Una persona responsable. Alguien de la oficina que conozca el día a día, no solo el dueño del gabinete. Será quien decida las carpetas, los estados y las plantillas.
Los formatos de tus compañías. Reúne un encargo de cada compañía con la que trabajas, en el formato en que llega (PDF, XML, Excel, correo o portal). Es lo primero que tendrás que probar.
Tus plantillas. El informe, las cartas al asegurado, los requerimientos y la minuta que usas hoy. Un programa que genera documentos necesita partir de ellas.
Tus tablas de honorarios por compañía y, si trabajas con colaboradores, lo que paga a cada perito (honorarios de peritos y minuta).
Los datos que te vas a llevar. Expedientes abiertos, intervinientes y, si lo necesitas, el histórico. Qué migrar y qué no, en cambiar de programa en un gabinete pericial.
Los móviles de los peritos. Si el perito va a usar una app, decide si trabaja con un móvil de la empresa o con el suyo. Si el trabajador trabaja a distancia en el sentido de la Ley 10/2021 (al menos el 30 % de su jornada en su domicilio o en el lugar que él elige), la empresa no puede exigirle instalar programas o aplicaciones en dispositivos de su propiedad (artículos 1 y 17.2): lo explicamos en teletrabajo en un gabinete pericial.

¿Cuánto tarda y cómo se hace sin parar la oficina?

No hay un plazo estándar: depende del número de compañías, de si cada una manda los encargos en un formato distinto y de cuánto histórico quieras llevarte. Lo que sí funciona en cualquier gabinete:

Empieza por una compañía. La que más encargos te manda. Durante unas semanas, sus expedientes nuevos se abren en el sistema nuevo y el resto sigue como estaba.
Un perito piloto. El que más ganas tenga, no el más veterano. Que use el móvil en la visita y diga qué falla.
No migres el pasado el primer día. Los expedientes que ya están abiertos se terminan donde empezaron, salvo que sean pocos.
Una fecha de corte. A partir de un día, todo encargo nuevo entra solo en el sistema nuevo. Sin fecha, la oficina mantiene los dos sistemas indefinidamente.
Revisa la medición. Repite la tabla del principio con tres expedientes nuevos. Si los minutos no bajan, algo se sigue copiando.

Errores frecuentes

Empezar por el archivo histórico. Escanear diez años de papel lleva meses y no ahorra ni un minuto del trabajo de hoy.
Digitalizar el informe antes que el expediente. Si el informe se genera con datos que alguien ha tecleado, sigues copiando, solo que en otra pantalla.
Dejar las fotos fuera. Es lo que más se busca y lo que más se pierde. Si siguen en el móvil del perito o en el correo, el expediente no está completo.
Compartir usuarios. Un usuario para toda la oficina impide saber quién hizo qué y obliga a cambiar la contraseña cuando alguien se va. Cada persona, su usuario y sus permisos (ciberseguridad en un gabinete pericial).
Tirar facturas en papel después de escanearlas sin digitalización certificada.
No contar con las compañías. Algunas tienen su propio portal o sus requisitos de informe; lo que no encaje con ellas, no sirve.
Dejar la facturación para el final del todo. Con VeriFactu en el calendario, el programa con el que facturas tiene fecha.

¿Cómo lo resuelve PeriGes?

PeriGes es un programa de gestión para gabinetes periciales que cubre las seis fases en un mismo expediente:

Encargos sin teclear. PeriGes lee el encargo en PDF, XML, Excel o correo con una plantilla para cada aseguradora y crea el expediente con sus datos. Con AXA y Reale descarga además los encargos de su portal, con una configuración inicial para tu gabinete (importación de encargos).
Primer contacto desde el expediente. SMS o email con plantillas; el asegurado confirma que lo ha recibido o pide que le llamen, y ves quién ha respondido (primer contacto con el asegurado).
Fotos y documentos en carpetas del expediente, subidos arrastrando, con descripción y descarga en ZIP; borrar archivos es un permiso aparte (fotos y documentos del expediente).
App del perito para iOS y Android. Agenda de inspecciones, confirmación de la visita, consulta de la póliza y los PDF del expediente, envío de fotos desde la galería y avance dictado con el reconocimiento de voz del propio teléfono (app móvil para peritos).
Informe con los datos del expediente (garantías, valoraciones, implicados y fotos) sobre tu plantilla de Word, en Word o PDF (informe pericial integrado), y cartas y requerimientos como botones del expediente (plantillas de documentos).
Facturación con VeriFactu incluido en modalidad VERI*FACTU, con huella encadenada, código QR y remisión a la AEAT con el certificado electrónico de tu empresa (VeriFactu).
Listados en Excel por perito, expediente y facturación (listados y estadísticas).

PeriGes no hace digitalización certificada de facturas en papel ni decide qué papel puedes destruir: eso depende de la norma y de tus compañías.

¿Quieres ver un encargo convertirse en expediente, visita, informe y factura sin teclear dos veces? En la demo, Víctor recorre un siniestro desde que llega el encargo de la compañía hasta la factura, con la app del perito y el informe sobre tu plantilla. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Qué es la peritación digital?

Es hacer la peritación con el expediente en formato electrónico de principio a fin: el encargo entra en el programa, el perito trabaja con el móvil en la visita o por videollamada, las fotos y el avance llegan al expediente y el informe y la factura salen de esos datos. No es un tipo distinto de peritación: el perito valora lo mismo, pero sin papel ni copias a mano.

¿Puedo tirar los encargos en papel después de escanearlos?

No es una factura, así que la norma de facturación no te obliga a guardar el papel. Lo que decide es el contrato con la compañía y si el documento tiene una firma original que pueda hacer falta como prueba. Si tienes dudas, guarda el papel hasta que el expediente esté cerrado y fuera de cualquier reclamación.

¿Vale escanear las facturas de proveedores con el móvil?

Para consultarlas, sí. Para destruir el original en papel, no: hace falta un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria y que la imagen se firme electrónicamente (artículo 7 de la Orden EHA/962/2007). Las facturas que te llegan en PDF ya son electrónicas y se guardan tal cual.

¿Tengo que digitalizar el gabinete por obligación legal?

No hay una ley que obligue a un gabinete a digitalizar su trabajo, pero varias normas empujan en esa dirección: VeriFactu exige que el programa con el que facturas cumpla unos requisitos, la factura electrónica entre empresas y profesionales será obligatoria para casi todos los gabinetes desde el 6 de octubre de 2028 (factura electrónica obligatoria para peritos), y las sociedades están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (artículo 14.2 de la Ley 39/2015). Qué certificado necesitas para eso está en certificado digital para un gabinete pericial.

¿Por dónde empiezo si solo tengo tiempo para una cosa?

Por la entrada de los encargos: es el primer paso del expediente y todo lo demás aprovecha esos datos. Si los encargos ya entran solos, por las fotos.

¿Hace falta cambiar de programa para digitalizar?

No siempre. Si tu programa actual lee los encargos de tus compañías, guarda las fotos en el expediente, tiene app para el perito, genera el informe y factura con VeriFactu, el trabajo es organizativo. Si le falta alguna de esas piezas y la sustituyes con hojas de cálculo y correo, ahí es donde se sigue copiando. Qué comprobar, en cómo elegir el software de un gabinete pericial.

Fuentes

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, artículos 19 a 23: BOE-A-2012-14696, texto consolidado consultado el 5 de noviembre de 2026.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, artículo 7: BOE-A-2007-7866, consultada el 5 de noviembre de 2026.
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento de sistemas informáticos de facturación, disposición final cuarta en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025: BOE-A-2023-24840, consultado el 5 de noviembre de 2026.
Ministerio de Hacienda, nota informativa de 5 de octubre de 2026 sobre la previsión de modificación de los plazos de VERI*FACTU: hacienda.gob.es, consultada el 5 de noviembre de 2026.
Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, sobre la factura electrónica entre empresarios y profesionales, disposición final cuarta (aplicación veinticuatro meses después de la entrada en vigor de la orden de la solución pública, en vigor el 6 de octubre de 2026): BOE-A-2026-7295, consultado el 5 de noviembre de 2026.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, artículo 14: BOE-A-2015-10565, consultada el 5 de noviembre de 2026.
Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, artículo 17: BOE-A-2021-11472, consultada el 5 de noviembre de 2026.