Cómo elegir el software de un gabinete pericial: 9 cosas que comprobar antes de firmar

Para elegir el software de un gabinete pericial hay que comprobarlo con tus encargos, no con la lista de funciones del folleto: cómo entran los encargos de tus compañías, si la videoperitación va incluida o se paga por sesión, si el perito tiene app, si la minuta y la liquidación salen solas de tus tarifas, cómo cumple VeriFactu, cuánto cuesta el primer año con el alta y qué pasa con tus datos si un día te vas. Casi todos los programas del sector dicen que gestionan expedientes, informes y facturas. Las diferencias están en el detalle de cada uno de estos nueve puntos, y por eso conviene revisarlos uno a uno, con un encargo real delante.

Este artículo explica qué mirar en cada punto y por qué importa, y dice qué hace PeriGes en cada caso, también lo que no hace. Si ya has elegido y lo que te preocupa es el cambio, lee cómo cambiar de programa en un gabinete pericial; si antes quieres ordenar qué digitalizar primero, cómo digitalizar un gabinete pericial.

Antes de empezar: ¿qué tiene que resolver el programa en tu gabinete?

Apunta en una hoja lo que hoy os cuesta más tiempo. Suele salir alguna de estas:

• Teclear los encargos que llegan de las compañías.
• Saber cada mañana qué expedientes se están retrasando.
• Coordinar a peritos de varias zonas.
• Calcular la minuta con la tarifa de cada compañía.
• Liquidar a los peritos colaboradores cada mes.
• Facturar cumpliendo VeriFactu.

Esa lista ordena los nueve puntos de abajo. A un perito autónomo que trabaja para dos compañías no le importan los mismos puntos que a un gabinete con veinte colaboradores en cuatro provincias.

1. ¿Cómo entran los encargos de tus compañías?

Es lo primero que hay que comprobar, porque es lo que más tiempo ahorra o hace perder cada día. Hay cuatro formas de que un encargo llegue al programa:

• Lectura del fichero: el programa lee el PDF, XML o Excel que manda la compañía y crea el expediente.
• Lectura del correo: el encargo llega por email y el programa lo importa desde ahí.
• Descarga del portal: un proceso entra en la web de la compañía y descarga los encargos nuevos.
• API: la compañía y el programa intercambian datos directamente. Es la menos frecuente con gabinetes.

Lo que importa no es la tecnología, sino cuáles de tus compañías funcionan y de qué forma. Pide la lista por nombre y prueba en la demo con un encargo real de cada una. Pregunta también si el programa devuelve algo a la compañía (visita, avance, informe) o solo recibe.

En PeriGes: lee los encargos de las aseguradoras por PDF, XML, Excel o correo, con una plantilla para cada formato de compañía y ramo (lista completa). Con AXA y Reale, además, los encargos se descargan del portal sin entrar en su web (se activa con una configuración inicial para tu gabinete), y con AXA también se leen y responden sus mensajes. Con el resto de compañías no hay envío de vuelta: la visita, los avances y el informe se suben a la compañía como hasta ahora. La lectura funciona con reglas fijas, no con inteligencia artificial. La diferencia entre cada vía está explicada en cómo llegan los encargos de las aseguradoras.

2. ¿La videoperitación va incluida o es otra herramienta?

Hay programas de gestión sin videoperitación y herramientas de videoperitación sin gestión. Si usas dos, el perito descarga las fotos de una y las sube a la otra, y pagas por separado, a menudo por sesión.

Comprueba tres cosas: si el asegurado tiene que instalar una app, dónde se quedan las capturas y la grabación, y cuánto cuesta cada sesión.

En PeriGes: la videoperitación es propia y está incluida en el precio. El asegurado abre un enlace que le llega por SMS o WhatsApp, sin instalar nada. Las capturas, con las marcas del perito, las coordenadas y la hora, y la grabación de la sesión se quedan en el expediente. Si quieres comparar herramientas, está la comparativa de videoperitación sin app.

3. ¿El perito tiene una app o una web adaptada al móvil?

En la visita el perito necesita la agenda, hacer fotos que vayan directas al expediente y dictar el avance sin escribirlo después en la oficina. Una web que se abre en el móvil sirve para consultar; una app nativa suele ser más cómoda para fotos y dictado.

En PeriGes: hay app para iOS y Android con la agenda de inspección, las fotos, el avance dictado por voz con el reconocimiento del propio móvil y los avisos del gabinete. En la oficina, PeriGes se usa desde el navegador, sin instalar nada.

4. ¿La minuta sale de tus tarifas o de la calculadora?

Cada compañía paga con su tabla de honorarios, por tramos, y con sus dietas y kilómetros. Si el programa no guarda esas tablas, la minuta se sigue calculando a mano y el error se descubre cuando la compañía la devuelve.

Pide en la demo que te calculen la minuta de un expediente real con tu tarifa.

En PeriGes: las tablas de honorarios y dietas se configuran por compañía y la minuta sale del expediente. Cómo se cargan, paso a paso, en la guía de honorarios y dietas.

5. ¿Cómo se paga a los peritos colaboradores?

Si trabajas con colaboradores, cada mes hay que calcular lo que corresponde a cada uno según su porcentaje, aplicar IVA y retención y, si factura el gabinete por ellos, emitir esas facturas.

En PeriGes: las liquidaciones a peritos se hacen con los expedientes del periodo, con su parte de honorarios y gastos, IVA, retención y neto. Con la facturación por el destinatario, la liquidación se convierte en la factura del perito, también con VeriFactu.

6. ¿Cómo cumple VeriFactu?

Salvo quien lleva los libros por el SII, quien factura con un programa necesita que cumpla el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Pregunta en qué modalidad trabaja el programa (VERI*FACTU, que remite cada registro a la Agencia Tributaria, o no verificable), si está incluido en el precio o es un módulo aparte, y cómo se hacen las rectificativas y las autofacturas de las aseguradoras.

Las fechas obligatorias vigentes, fijadas por el Real Decreto-ley 15/2025, son antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlas; hasta que se publique en el BOE, siguen siendo esas.

En PeriGes: VeriFactu está incluido, en modalidad VERI*FACTU, con huella encadenada, QR, rectificativas y remisión a la AEAT con el certificado electrónico de tu empresa. Las liquidaciones de autofactura de las compañías que liquidan así se importan para cuadrarlas (qué cambia con las autofacturas).

7. ¿Cuánto cuesta de verdad el primer año?

Compara el coste total, no la cuota. Suma:

• La cuota de alta o puesta en marcha, si la hay.
• La cuota mensual o el precio por expediente con tu volumen real.
• Lo que se cobra aparte: usuarios adicionales, almacenamiento, videoperitación por sesión, módulos de facturación.

En el sector hay precios por expediente, por usuario, por sesión de videoperitación y por paquetes de créditos, y altas que van de nada a 2.500 €. Con modelos tan distintos, solo la suma con tus números permite comparar; cómo hacerla está en pago por uso o suscripción en un programa de peritos.

En PeriGes: hay pago por uso a 1,40 € por expediente dado de alta, con un alta inicial de 250 € (puesta en marcha y formación), o suscripciones por volumen sin cuota de alta: SOLO 90 €/mes (menos de 1.500 expedientes al año), TEAM 230 €, PYME 450 € y ENTERPRISE 900 € (menos de 16.000). Con pago anual, un único pago por adelantado de lo que cuestan 11 meses (SOLO 990 € al año): ahorras una mensualidad. Los usuarios son ilimitados en todos los planes y el espacio para fotos y documentos no tiene límite. Importes sin IVA. La calculadora de precios compara las dos modalidades con tu volumen.

8. ¿Lo puede usar todo el equipo, cada uno con su parte?

En un gabinete no todos tienen que ver lo mismo: el perito, sus expedientes; el gestor, los de su oficina; administración, la facturación. Comprueba que hay perfiles y permisos por pantalla, y si el programa admite varias oficinas o varias sociedades.

En PeriGes: cada usuario tiene un perfil (administrador, gestor, perito jefe, perito) y permisos por pantalla, y una cuenta puede tener varias empresas con sus series y varias oficinas (multiempresa). Para repartir el trabajo, la asignación de peritos muestra la carga de cada perito y permite asignar varios expedientes a la vez.

9. ¿Qué pasa con tus datos?

Pregunta dónde se alojan, si las fotos y documentos se guardan cifrados y, sobre todo, cómo te los llevas si dejas el programa. El proveedor trata los datos por cuenta del gabinete y, al terminar el servicio, tiene que devolverlos o suprimirlos a tu elección (artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos). Que el contrato diga cómo y en qué formato.

En PeriGes: los datos se alojan en Amazon Web Services, en la Unión Europea (París e Irlanda); los documentos, fotos y vídeos se guardan cifrados (seguridad y protección de datos). Desde la aplicación, los listados (expedientes, facturas, peritos, liquidaciones y contactos) se exportan a Excel, las facturas se imprimen una a una o por rango de números y las fotos y los documentos de cada expediente se descargan en ZIP, por carpeta. No hay una exportación masiva de todos los expedientes con sus documentos a la vez; cómo se entregan los datos si el gabinete deja PeriGes, pregúntalo en la demo.

¿Qué no hace PeriGes?

Para comparar bien hay que saber también lo que falta:

• No envía a las compañías la visita, los avances ni el informe, salvo los mensajes de AXA. Con una compañía sin API, esa conexión se puede desarrollar a medida, con robots.
• No se integra con herramientas de valoración de autos como GT Motive o Audatex.
• No asigna los encargos por su cuenta: sugiere peritos con la carga de cada uno y el gestor decide, también en bloque (asignación de peritos).
• El asegurado no se cita solo, y la conversación por WhatsApp con él todavía no está disponible: el SMS es de ida, con acuse (primer contacto con el asegurado).
• Los talleres y reparadores no entran en la aplicación: con ellos, por correo.
• No consulta el Catastro ni AEMET por su cuenta: se abren a mano, en sus webs.
• No redacta el informe con inteligencia artificial: lo genera en Word o PDF con los datos del expediente (informe pericial automático). Qué puede y qué no puede hacer la IA en un gabinete, en IA para peritos de seguros.
• No es un servicio para particulares que buscan un perito.

Cómo hacer la comprobación

1. Escribe la lista de lo que más os cuesta hoy.
2. Reúne un encargo real de cada compañía, tu tabla de honorarios y el número de expedientes al mes.
3. Pide una demo con esos documentos y lleva preparadas las preguntas: hay una lista en qué preguntar en una demo de software pericial.
4. Calcula el coste del primer año con tu volumen en cada programa.
5. Pregunta por la salida de datos antes de firmar.

Si hoy lo lleváis con hojas de cálculo, también te sirve Excel o programa de gestión pericial: cuándo compensa cambiar.

Compruébalo con tus encargos. En la demo, Víctor abre PeriGes con un encargo de tus compañías, te enseña cómo se importa, cómo sale la minuta con tu tarifa y cuánto te costaría con tu volumen. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Qué debe tener un programa para un gabinete pericial?

Importación de los encargos de tus compañías, expedientes con estados y plazos, fotos y documentos en el expediente, app para el perito, videoperitación, informe con los datos del expediente, minuta con las tarifas de cada compañía, liquidación a peritos colaboradores y facturación que cumpla VeriFactu. Lo decisivo es que funcione con tus compañías y tus tarifas.

¿Cómo comparo programas con precios tan distintos?

Calcula el coste del primer año con tu volumen: alta, cuota o precio por expediente y todo lo que se cobre aparte (usuarios, almacenamiento, videoperitación, VeriFactu). Es la única cifra comparable entre un precio por expediente, uno por usuario y uno por sesión.

¿Es mejor un programa con API con las aseguradoras?

Depende de tus compañías. Con la mayoría, lo habitual es leer el PDF, XML o correo del encargo o descargarlo del portal. Pregunta qué compañías funcionan y de qué forma, y pruébalo con encargos reales.

¿Cuántos usuarios necesita un gabinete pericial?

Tantos como personas trabajen en los expedientes: peritos, colaboradores, gestores y administración. Si el programa cobra por usuario, el coste sube con cada colaborador. En PeriGes los usuarios son ilimitados en todos los planes y se paga por volumen de expedientes.

¿Hay algún programa gratuito para gabinetes periciales?

Hay periodos de prueba. PeriGes tiene una prueba gratuita de 15 días: hablas con Víctor y te da de alta en un entorno de demostración, con tu usuario y un expediente asignado. Para un gabinete, lo gratuito suele ser una hoja de cálculo, con los límites que explicamos en Excel o programa de gestión pericial.