Cómo cobran los programas para peritos: por expediente, por usuario, por sesión o cuota fija

Los programas para peritos cobran de cinco formas, a menudo combinadas: por expediente, con una cuota fija según el volumen, con cuota más un variable, por usuario o por sesión de videoperitación. Ninguna es más barata en general: depende de qué crece en tu gabinete, el número de encargos o el de personas, y de cuántas videoperitaciones haces. Para comparar dos programas con modelos distintos, lo útil es calcular el coste del primer año y del segundo con tu volumen, contando el alta, los usuarios y lo que el programa no incluye y hay que pagar aparte.

¿Cuáles son los modelos de precio?

Modelo	Qué pagas	Qué hace subir la factura
Por expediente (pago por uso)	Un importe por cada expediente que das de alta	El volumen de encargos
Cuota fija por volumen (suscripción)	Una cuota mensual o anual según los expedientes al año	Pasar al tramo siguiente
Cuota fija más variable	Una cuota mensual y, además, un importe por expediente o por informe	El volumen, aunque ya pagues la cuota
Por usuario o por perito	Una cuota por cada persona que entra en el programa	Cada perito, gestor o administrativo que se suma
Por sesión o por créditos	Un importe por cada videoperitación o conexión, a veces en paquetes	Cada inspección remota

A cualquiera de ellos se le puede sumar una cuota de alta o puesta en marcha (algunos la cobran y otros no) y el coste de las herramientas que el programa no tiene: la videoperitación, la facturación con VeriFactu o la importación de encargos de las compañías.

¿Qué modelo encaja con cada gabinete?

Depende de qué crece:

• Si crece el equipo (entran peritos colaboradores, un gestor, alguien de administración), el cobro por usuario sube con cada alta, aunque el número de encargos sea el mismo. Un colaborador que lleva cuatro expedientes al mes cuesta lo mismo que uno que lleva cuarenta.
• Si crece el volumen, el cobro por expediente sube con él. Va en paralelo a lo que ingresas, porque la compañía también te paga por expediente.
• Si haces muchas videoperitaciones, el cobro por sesión se suma a la cuota. Si el programa de gestión no la incluye, además, pagas y usas dos herramientas.
• Si el volumen es incierto (empiezas, trabajas por campañas, dependes de una compañía nueva), el pago por expediente no te obliga a acertar el tamaño del plan. Una cuota fija es más previsible, pero la pagas aunque entren pocos encargos.

Y si todavía no usas programa, el coste de referencia no es cero: son las horas de una hoja de cálculo y un programa de facturación aparte. Dónde se queda corta la hoja lo contamos en Excel o programa de gestión pericial.

¿A partir de cuántos expedientes compensa una cuota fija?

Divide lo que cuesta la cuota entre lo que cuesta cada expediente en pago por uso. El resultado es el número de expedientes a partir del cual la cuota sale más barata. Si el pago por uso tiene alta, el primer año réstala de la cuota antes de dividir.

Ejemplo (cifras redondas, no de un programa concreto): un pago por uso de 1,50 € por expediente con un alta de 300 €, frente a una cuota de 100 € al mes (1.200 € al año).

	Umbral
Primer año	(1.200 − 300) / 1,50 = 600 expedientes al año, 50 al mes
Años siguientes	1.200 / 1,50 = 800 al año, unos 67 al mes

Con 30 expedientes al mes (360 al año), el pago por uso costaría 840 € el primer año (540 € más el alta) y 540 € los siguientes, frente a 1.200 € de cuota. Con 80 al mes (960 al año), 1.740 € el primer año y 1.440 € los siguientes: compensa la cuota.

¿Qué más pesa, además del precio?

• Tesorería. Una cuota anual suele salir más barata que la mensual, pero se paga entera al principio. Pregunta si es un pago único y cuánto ahorras frente a pagar mes a mes.
• Qué cuenta como expediente. En el pago por uso, pregunta si se facturan las reaperturas, las devoluciones de la compañía o los expedientes anulados.
• Tramos. En las cuotas por volumen, qué pasa si te quedas entre dos tramos o lo superas a mitad de año.
• Permanencia y salida. Si hay compromiso mínimo y cómo te llevas tus datos si cambias de programa.

Las preguntas sobre precio y contrato que conviene hacer a cualquier proveedor están en qué preguntar en la demo de un software pericial, y el resto de criterios para decidir, en cómo elegir el software de un gabinete pericial.

¿Cómo comparar dos programas con modelos distintos?

Calcula el coste del primer año con tu caso, no con el ejemplo del proveedor:

1. Alta o puesta en marcha, si la hay.
2. Cuota fija × 12 meses (o el pago anual).
3. Variable: expedientes al año × precio por expediente, o sesiones de videoperitación × precio por sesión.
4. Usuarios: personas que van a entrar × precio por usuario, contando colaboradores, gestores y administración.
5. Lo que falta: la herramienta de videoperitación o de facturación con VeriFactu que tendrías que pagar aparte.

Repite la cuenta para el segundo año sin el alta, y otra vez con el volumen y el equipo que esperas dentro de dos años. Un programa barato con dos usuarios puede salir caro cuando entran el tercer y el cuarto perito.

¿Cómo lo resuelve PeriGes?

PeriGes cobra solo por volumen de expedientes: los usuarios son ilimitados en todos los planes y la videoperitación va incluida sin coste extra, también en el pago por uso. Precios sin IVA, a 29 de octubre de 2026:

• Pago por uso: 1,40 € por expediente dado de alta en el mes, con un alta única de 250 € (puesta en marcha y formación). No se facturan devoluciones ni reaperturas. Sin cuota fija.
• Suscripción mensual, sin cuota de alta: SOLO 90 € al mes (menos de 1.500 expedientes al año), TEAM 230 € (menos de 4.000), PYME 450 € (menos de 8.000) y ENTERPRISE 900 € (menos de 16.000).
• Suscripción anual, sin cuota de alta: un único pago por adelantado de 990 €, 2.530 €, 4.950 € o 9.900 € al año, según el plan.

Con la cuenta de arriba, frente al plan SOLO mensual (1.080 € al año), el pago por uso sale más barato por debajo de unos 49 expedientes al mes el primer año y de unos 64 a partir del segundo; frente al SOLO anual (990 €), de unos 44 y 59. La calculadora de precios hace la cuenta con tu volumen y te dice qué plan te corresponde.

Haz la cuenta con tu volumen. Cuéntale a Víctor cuántos expedientes abrís al mes, si el volumen es regular o va por campañas y cuántas personas vais a usar el programa. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Qué es mejor, pagar por expediente o una cuota fija?

Depende del volumen. Divide la cuota anual entre el precio por expediente: por debajo de esa cifra de expedientes al año sale más barato pagar por uso, y por encima, la cuota. Si el pago por uso tiene alta, el primer año réstala de la cuota antes de dividir.

¿Qué conviene más a un gabinete con muchos colaboradores?

Un modelo que no cobre por usuario. Con cobro por usuario, cada perito, gestor o administrativo que entra sube la factura aunque lleve pocos expedientes; con cobro por expediente o por volumen, el coste sigue al número de encargos. Qué más necesita un gabinete con colaboradores en varias provincias está en gestionar una red de peritos colaboradores.

¿La videoperitación se suele pagar aparte?

Depende del programa: unos la incluyen en la cuota, otros la cobran por sesión o en paquetes de créditos, y algunos programas de gestión no la tienen y hay que contratar otra herramienta. Cuéntala en el coste del primer año con las sesiones que esperas hacer.

¿Cómo se compara el coste de dos programas?

Suma, para el primer año, el alta, la cuota, el variable por expediente o por sesión, los usuarios y las herramientas que falten. Repite la cuenta para el segundo año sin el alta y con el volumen que esperas.

¿Cómo cobra PeriGes?

Solo por volumen de expedientes, con usuarios ilimitados y videoperitación incluida: pago por uso a 1,40 € por expediente con un alta única de 250 €, o suscripción sin alta desde 90 € al mes o 990 € en un único pago anual por adelantado (plan SOLO), sin IVA.