Auditorías de la aseguradora al gabinete pericial: qué revisan y cómo prepararlas

3 de noviembre de 202617 min de lectura

Una aseguradora audita a su gabinete pericial para comprobar que el trabajo que le ha encargado se hace como dice el contrato y como le exige la ley a ella: puede revisar una muestra de expedientes (si las fechas, el informe, las fotos y la valoración se sostienen entre sí), los plazos y los indicadores pactados, el tratamiento de los datos personales de sus asegurados y las medidas de seguridad, y que el gabinete pueda enseñar quién hizo cada cosa y cuándo. La base es el contrato de colaboración y dos normas: la de seguros, que mantiene a la aseguradora responsable de lo que externaliza y obliga al proveedor a darle información, y el RGPD, que obliga al gabinete, como encargado del tratamiento, a permitir y contribuir a sus auditorías. Se prepara leyendo la cláusula de auditoría, revisando antes una muestra propia de expedientes y teniendo las pruebas en el expediente, no en la memoria de cada perito.

Qué mira cada compañía, con qué peso y qué nota exige lo fija ella en su contrato o en su protocolo de proveedores; la ley no regula cómo se audita a un gabinete. Aquí va lo que se deduce de la ley y del contrato, y cómo tenerlo listo. No es asesoramiento jurídico.

¿Por qué audita la aseguradora a su gabinete?

Porque la ley la hace responsable de lo que encarga fuera y le pide que lo controle. Hay tres apoyos legales:

Externalización. La Ley 20/2015, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras llama externalización a cualquier acuerdo por el que un tercero hace una actividad que, de otro modo, haría la propia aseguradora (artículo 13.3). Las entidades que externalizan “seguirán respondiendo” del cumplimiento de todas sus obligaciones (artículo 67.4). Si la función o actividad es crítica o importante, tiene que designar dentro de la entidad a una persona responsable que compruebe la actuación del proveedor (artículo 67.2) y comunicar antes la externalización a la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (artículo 67.3). Si la peritación de un ramo es crítica o importante para una compañía lo decide ella; la ley no lo dice para cada actividad.
Deber de colaborar del proveedor. Cuando una aseguradora externaliza una función o una actividad de seguro, quien presta el servicio colabora con la Dirección General de Seguros en su supervisión y facilita la información que se le pida a esa Dirección General, a la propia aseguradora y a sus auditores de cuentas (artículo 164 del Real Decreto 1060/2015). La aseguradora tiene que asegurarse de que el proveedor cumple esas obligaciones de información y acceso: por eso aparecen en el contrato.
Protección de datos. La compañía solo puede elegir un encargado del tratamiento “que ofrezca garantías suficientes” para aplicar las medidas apropiadas (artículo 28.1 del RGPD), y el contrato de encargo obliga al gabinete a poner a su disposición la información necesaria para demostrar que cumple y “permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones”, por la compañía o por otro auditor que ella autorice (artículo 28.3.h). Las entidades que hacen actividades externalizadas por cuenta de una aseguradora son encargadas del tratamiento (artículo 99.5 de la Ley 20/2015). El modelo de contrato de la AEPD incluye entre las obligaciones del responsable “supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías” (Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento).

Lo que no se aplica es la normativa de distribución de seguros. El artículo 129.3.b del Real Decreto-ley 3/2020 dice que no son distribución “la gestión de siniestros de una entidad aseguradora o reaseguradora, a título profesional, y el peritaje y la liquidación de siniestros”. Una auditoría al gabinete no revisa requisitos de mediador (formación de distribuidores, registro); revisa el servicio que presta.

¿Qué tipos de auditoría puede hacer una compañía?

Cada aseguradora las llama a su manera y puede juntarlas en una sola visita. Los bloques que salen de lo anterior:

Bloque	De dónde sale	Qué se revisa	Con qué se comprueba
Expedientes	Contrato de colaboración; art. 18 LCS	Una muestra de siniestros: fechas, informe, fotos, valoración, comunicaciones	Los expedientes completos de la muestra
Plazos e indicadores	Contrato; arts. 18 y 20 LCS	Si los plazos y los porcentajes pactados se cumplen y si los datos que los sostienen son ciertos	Las fechas del gabinete frente a las de la compañía
Protección de datos	Art. 28 RGPD; art. 99.5 Ley 20/2015	Contrato de encargo, subencargados, registro, medidas de seguridad, brechas	Contratos, registros y descripción de las medidas
Honorarios	Contrato de colaboración	Que la minuta aplica la tabla pactada	Facturas de la muestra frente a la tabla

La revisión de un informe concreto que vuelve al gabinete porque le falta algo no es una auditoría: es una devolución, y se trata en devoluciones de informes periciales. La auditoría mira el conjunto: si lo que pasa en un expediente pasa en muchos.

¿Qué se revisa en una muestra de expedientes?

Que el expediente cuente una historia completa y coherente, y que cada dato tenga una prueba: ¿se puede reconstruir lo que pasó en este siniestro solo con lo que hay aquí? Lo que se puede comprobar en cualquier expediente:

Qué se comprueba	Prueba que lo demuestra	Dónde suele fallar
Que el encargo llegó cuando dice el gabinete	Fecha de entrada y el encargo original (portal, PDF o correo)	La fecha se puso a mano días después
Que se contactó con el asegurado a tiempo	Fecha y medio del primer contacto, con quién habló	La llamada no se apuntó; solo se apuntaron las que salieron bien
Que se inspeccionó y cómo	Fecha de inspección, fotos con fecha, grabación si fue por vídeo	Fotos sin fecha o subidas sin orden
Que los avances y el informe salieron cuando constan	Fecha de cada avance y del informe, y el documento enviado	El documento guardado no es el que se envió
Que la valoración se sostiene	Presupuestos, facturas, mediciones y la foto de cada daño valorado	Partidas sin foto o sin presupuesto
Que lo hablado con la compañía consta	Mensajes, correos y gestiones con fecha y autor	Correos en el buzón personal del perito
Que los cambios tienen responsable	Quién cambió el estado, la reserva o el perito, y cuándo	Usuarios compartidos: no se sabe quién fue

Lo que tiene que llevar el informe en sí (encargo y póliza, causa, daños, garantías, valoración, implicados, fotos) está en qué debe incluir un informe pericial de seguros, y lo que exige cada compañía, en la checklist del informe por aseguradora. En la auditoría importa que el informe, las fechas y las pruebas digan lo mismo.

La trazabilidad: quién, qué y cuándo

Trazabilidad es poder contestar, para cada paso, quién lo hizo y cuándo: si un hecho no está en el expediente con fecha y autor, para el auditor no ha ocurrido. Tres situaciones que lo rompen:

Usuarios compartidos. Si tres personas entran con el mismo usuario, el registro no dice quién fue, y es difícil de justificar ante las medidas de seguridad que pide el artículo 32 del RGPD.
Información fuera del sistema. Fotos en el WhatsApp del perito, correos en su buzón, notas en una libreta: cuando el perito se va, esa parte del expediente se va con él.
Fechas corregidas sin rastro. Cambiar a mano la fecha de inspección para que el plazo cuadre deja una historia que no coincide con la de la compañía, que tiene sus propias fechas (cuándo envió el encargo, cuándo recibió el informe).

¿Por qué la compañía mira tanto las fechas?

Porque los plazos de la Ley de Contrato de Seguro corren contra ella, no contra el gabinete. El artículo 18 obliga a la aseguradora a pagar, dentro de los cuarenta días desde que recibe la declaración del siniestro, el importe mínimo de lo que pueda deber según lo que conozca. El artículo 20 considera que incurre en mora si no ha cumplido su prestación en tres meses desde la producción del siniestro o no ha pagado ese importe mínimo en los cuarenta días. La mora se paga con un interés anual igual al interés legal del dinero incrementado en un 50 %, y pasados dos años desde el siniestro no puede ser inferior al 20 %.

Ejemplo con fechas (datos ficticios): un siniestro ocurre el 2 de marzo de 2026 y la compañía recibe la declaración el 4 de marzo. Según el artículo 5 del Código Civil, en los plazos por días se excluye el día inicial, y los plazos por meses van de fecha a fecha:

Plazo	Desde	Cómputo	Vence
Importe mínimo (art. 18 LCS)	Recepción de la declaración, 4 de marzo	40 días a partir del 5 de marzo	13 de abril de 2026
Mora por la prestación (art. 20.3.º LCS)	Producción del siniestro, 2 de marzo	3 meses de fecha a fecha	2 de junio de 2026

Si el gabinete recibe el encargo el 6 de marzo, inspecciona el 20 y envía el informe el 30 de abril, la compañía ha tenido que decidir el pago mínimo sin informe. Por eso cada compañía fija en su contrato sus propios plazos para el gabinete, y por eso la auditoría comprueba que las fechas del gabinete son reales. El detalle de cada plazo legal está en plazos de la Ley de Contrato de Seguro para peritos, y cómo se vigilan cada día, en cómo controlar los plazos de las peritaciones.

Los indicadores con los que cada compañía mide al gabinete los fija ella; cómo se siguen por perito está en objetivos de las aseguradoras. En la auditoría se pone a prueba que esos números salen de fechas y datos ciertos.

¿Qué se revisa de protección de datos y seguridad?

Lo que el gabinete tiene que poder enseñar como encargado del tratamiento. Las obligaciones y su porqué están en RGPD en un gabinete pericial; aquí va qué pruebas suelen pedir y dónde tenerlas:

Qué puede pedir el auditor	Base	Prueba que conviene tener a mano
El contrato de encargo firmado con esa compañía	RGPD 28.3	Copia firmada y fechada
Quién más accede a sus datos	RGPD 28.2 y 28.4	Lista de subencargados (peritos colaboradores, programa de gestión, herramientas de vídeo o firma), con su contrato y la autorización de la compañía
El registro de actividades por cuenta de esa compañía	RGPD 30.2	Ficha de la compañía: categorías de tratamientos y descripción de las medidas de seguridad
Las medidas de seguridad y su revisión	RGPD 32.1	Usuarios por persona, permisos por perfil, bajas, cifrado, copias, y fecha y resultado de la última revisión
Qué se hizo con cada incidente	RGPD 33.2	Registro interno: qué pasó, cuándo se avisó a la compañía
Qué pasa con los datos al terminar	RGPD 28.3.g	Procedimiento de devolución o borrado y de conservación bloqueada

El artículo 32.1.d del RGPD pide “un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares” de la eficacia de las medidas. Una revisión propia periódica, por escrito, responde a la pregunta «¿cómo sabe que sus medidas funcionan?».

Los plazos para guardar informes, fotos y facturas, y el bloqueo de los datos al terminar, están en cuánto tiempo conservar un expediente pericial. En la auditoría importa poder sacar en minutos un expediente cerrado hace dos o tres años, completo.

Cuidado con los datos de otras compañías

El gabinete enseña los expedientes de esa compañía. Si el auditor navega por el programa y ve siniestros de otras aseguradoras, puede haber un acceso no autorizado a datos personales, que el artículo 4.12 del RGPD incluye en la definición de violación de la seguridad. Lo prudente es preparar los expedientes de la muestra en ficheros o en papel, o enseñarlos desde un puesto del gabinete con alguien al lado.

¿Cómo se prepara una auditoría, paso a paso?

Lee la cláusula de auditoría del contrato de colaboración y la del contrato de encargo: qué puede revisar la compañía, con cuánto preaviso, si puede entrar en el local y qué pasa si el resultado es malo. Si se remiten a un protocolo de proveedores, pide la versión vigente.
Pide el alcance por escrito: qué bloques, qué periodo, cuántos expedientes y quién los elige, si será en remoto o en el local y en qué formato quiere las pruebas.
Nombra a una persona responsable que hable con el auditor, prepare la documentación y apunte lo que se pide.
Haz una revisión propia antes que la de la compañía, con una muestra de expedientes de esa aseguradora y la tabla de arriba. Que mezcle peritos, tipos de siniestro y expedientes cerrados y abiertos: si solo eliges los buenos, no sirve.
Corrige sin cambiar el pasado. Lo que falta se completa con una gestión fechada hoy que diga qué se añade y por qué. No cambies fechas antiguas ni rehagas documentos enviados.
Monta la carpeta de pruebas generales: contrato de colaboración, contrato de encargo, subencargados con sus contratos, registro de actividades, medidas de seguridad y su última revisión, registro de incidentes y procedimiento de conservación y borrado.
Durante la auditoría, enseña solo lo pedido y apunta cada petición y lo que se entregó. Si algo no está, se dice.
Después, haz un plan de acción: cada observación, quién la corrige y para cuándo. Repite la revisión propia al cabo de unos meses para comprobar que ha funcionado.

Ejemplo de revisión propia

Datos ficticios. Un gabinete ha cerrado en el último semestre 240 expedientes de una aseguradora y revisa 24 (el 10 %), elegidos de cuatro peritos y de daños por agua, robo y fenómenos atmosféricos. Lo que encuentra:

Comprobación	Expedientes con fallo	% de la muestra
Primer contacto sin fecha o sin medio	5	20,8 %
Fotos de daños valorados que faltan	3	12,5 %
Correos de la compañía fuera del expediente	6	25 %
Documento enviado distinto del guardado	1	4,2 %
Fecha de inspección posterior a la del informe de avance	0	0 %

Los porcentajes son sobre los 24 expedientes revisados (5 ÷ 24 = 20,8 %; 3 ÷ 24 = 12,5 %; 6 ÷ 24 = 25 %; 1 ÷ 24 = 4,2 %). Con una muestra así no se puede afirmar que el 25 % de los 240 expedientes tenga el mismo fallo, pero sí se sabe dónde mirar. Si 5 de los 6 expedientes con correos fuera son de un mismo perito, se corrige con él.

Errores frecuentes

Preparar la auditoría la semana antes. Lo que no se registró en su día no se puede reconstruir con honestidad.
Completar el expediente cambiando el pasado: rellenar hoy una fecha de contacto de hace tres meses o sustituir el informe enviado. Si no coincide con las fechas de la compañía, el problema pasa a ser de confianza.
Usuarios compartidos o colaboradores que siguen entrando. Sin un usuario por persona no hay trazabilidad, y un colaborador que dejó de trabajar con el gabinete hace meses y sigue teniendo acceso es justo lo que una revisión de seguridad busca.
No saber quién accede a los datos. El perito colaborador, el programa de gestión o la herramienta de videoperitación son subencargados; si la compañía no los autorizó, se incumple el artículo 28.2 del RGPD.
Confundir indicadores con calidad. Cumplir el plazo de cierre con informes que la compañía tiene que corregir no aprueba una auditoría de expedientes.
No cerrar las observaciones. Si la misma observación aparece en la auditoría siguiente, la compañía ve que no se corrigió.

¿Cómo lo resuelve PeriGes?

PeriGes no hace la auditoría ni sustituye al contrato con la compañía: deja en el expediente las pruebas que el auditor va a pedir y te ayuda a encontrarlas rápido.

Cronología del expediente. La pestaña Cronología ordena por fecha el alta del encargo, el contacto, la inspección, los avances, los cambios de estado, de clasificador y de reserva con su usuario y el valor anterior, las gestiones con su autor y los mensajes de la compañía. Solo quien escribió una gestión puede corregirla o borrarla, y el botón Imprimir saca la ficha con sus gestiones (historial del expediente). Es un registro interno, sin sellado de tiempo de un tercero.
Un usuario por persona, con permisos. Perfiles de administrador, gestor, perito jefe y perito, permisos por pantalla, acceso con fecha de caducidad para un colaborador temporal y baja inmediata, con lo que hizo conservado en el historial (usuarios y permisos). Cada inicio de sesión queda registrado con fecha, usuario, web o app y dispositivo (seguridad), y los usuarios son ilimitados en todos los planes (precios). No hay un perfil de solo consulta ni un usuario limitado a los expedientes de una aseguradora, así que al auditor no se le da un usuario: se le entrega la muestra exportada a Excel desde el listado de expedientes y, si la pide, el ZIP de sus fotos y documentos.
Fotos, documentos y correos dentro del expediente. Cada expediente tiene su carpeta, y las fotos y los documentos se descargan en un ZIP, completo o por carpeta, para entregar una muestra sin abrir el programa al auditor (fotos y documentos). Si el gabinete tiene activado el archivo de correos, los que el gabinete reenvía a PeriGes se guardan con sus adjuntos en la pestaña Emails del expediente (correos del expediente).
La muestra en un listado. L. Expedientes saca el listado completo entre fechas y los totales por compañía, en Excel; con el generador de listados creas uno propio con los campos y las condiciones que vas a revisar, por ejemplo una compañía y un periodo (listados del gabinete).
Indicadores con los datos del expediente. L. Objetivos calcula, por perito y para el periodo que elijas, cierre, avance, ampliaciones, no cobertura, infraseguro, fraude, recobro, acuerdo, teleperitación y coste medio frente a los objetivos de cada compañía, y se exporta a PDF, Excel o CSV (objetivos de las aseguradoras).

Lo que un programa no hace por ti: elegir la muestra que revisará la compañía, firmar los contratos con cada aseguradora o sustituir el registro de actividades del artículo 30 del RGPD.

¿Quieres ver cómo se reconstruye un siniestro para una auditoría? En la demo, Víctor saca la muestra de una compañía en un listado, abre la cronología de uno de los expedientes con sus gestiones, fotos y mensajes, y enseña qué ve cada perfil de usuario. Trae las preguntas de la última auditoría que te hicieron. Agendar una demo con Víctor

Preguntas frecuentes

¿Puede una aseguradora auditar a su gabinete pericial?

Sí, si lo prevé el contrato, y el contrato de encargo del tratamiento lo tiene que prever: el artículo 28.3.h del RGPD obliga al gabinete, como encargado, a permitir y contribuir a las auditorías e inspecciones de la compañía o de un auditor autorizado por ella. Además, el artículo 164 del Real Decreto 1060/2015 obliga a quien presta un servicio externalizado a facilitar información a la aseguradora, a sus auditores y a la Dirección General de Seguros.

¿Hay una norma que diga cómo se audita a un gabinete pericial?

No. La ley obliga a la aseguradora a controlar lo que externaliza y al gabinete a colaborar, pero los criterios, la muestra y la nota los fija cada compañía en su contrato o en su protocolo de proveedores.

¿Puede el auditor ver expedientes de otras aseguradoras?

No debería. El gabinete trata esos datos por cuenta de otras compañías, y el acceso no autorizado a ellos entra en la definición de violación de la seguridad del artículo 4.12 del RGPD. Enseña solo los expedientes de la compañía que audita.

¿Cómo se prepara una auditoría de una aseguradora?

Leyendo la cláusula de auditoría, pidiendo el alcance por escrito, revisando antes una muestra propia de expedientes de esa compañía, completando lo que falte con una gestión fechada (sin cambiar fechas pasadas) y teniendo a mano el contrato de encargo, los subencargados, el registro de actividades y las medidas de seguridad.

Fuentes

Ley 20/2015, de 14 de julio, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras, artículos 13.3, 67 y 99.5: BOE-A-2015-7897, texto consolidado consultado el 3 de noviembre de 2026.
Real Decreto 1060/2015, de 20 de noviembre, de ordenación, supervisión y solvencia de las entidades aseguradoras y reaseguradoras, artículo 164: BOE-A-2015-13057, consultado el 3 de noviembre de 2026.
Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, artículos 4.12, 28, 30, 32 y 33: DOUE-L-2016-80807, consultado el 3 de noviembre de 2026.
Agencia Española de Protección de Datos, Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento, consultado el 3 de noviembre de 2026.
Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, artículo 129.3.b: BOE-A-2020-1651, consultado el 3 de noviembre de 2026.
Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro, artículos 18 y 20: BOE-A-1980-22501, consultado el 3 de noviembre de 2026.
Real Decreto de 24 de julio de 1889, Código Civil, artículo 5: BOE-A-1889-4763, consultado el 3 de noviembre de 2026.